In een vorige blog heb ik uitgelegd wat de Pomodoro Technique® is en wat je er mee kan doen.

Maar is het ook iets als je een manager bent? Over het algemeen is een manager iemand die juist heel veel met time-management moet doen in zijn team en voor zichzelf.

Maar vaak heeft een manager ook een redelijk dynamische dag waarbij hij niet van te worden weet hoe die er uit gaat dien, laat staan dat hij van te voren kan inplannen wat hij die dag gaat doen of kan doen.

Toch is het mogelijk voor een manager om de Pomodoro Technique® te gebruiken.
Ik zelf ben iemand die groot voorstander is van het gebruik van bewezen technieken die het verloop van je dag net even wat makkelijker en aangenamer maken.

Zo gebruik ik zelf GTD en in mijn Teams maken we gebruik van Scrum of onderdelen van Scrum. Maar er is dus nog een techniek waarmee je geconcentreerder en beter werk kan verzetten.

En die techniek heet dus de Pomodoro Technique® . In het kort is de Pomodoro Technique® in 5 korte stappen uit te leggen :

  1. Besluit welke taak je gaat doen
  2. Stel de kookwekker in op 25 minuten
  3. Werk aan je taak tot de wekker gaat
  4. Neem een korte pauze van zo’n 5 minuten
  5. Elke vierde “pomodoros” neem je een langere pauze (tussen de 15 en 30 minuten)

Probleem is dus dat je niet onderbroken mag worden in je Pomodoro (25 minuten werk). Anders kan je de pomodoro als niet gedaan beschouwen en moet je overnieuw beginnen.

Ik zit in een redelijk dynamische organisatie en heb te maken met diverse afdelingen, zoals : Marketing, Sales en de Klantenservice.

Op een doorsnee dag staan er niet diverse malen teamleden aan mijn bureau maar ook de managers van de diverse afdelingen bellen wat af naar me. (of staan ook regelmatig bij me aan mijn buro).

Ik zeg ook wel eens tegen de personen die binnenkomen dat mijn kantoordeur een magische deur is. Want zodra een persoon er doorheen loopt gaat ook gelijk zijn of haar mond open en komt er een waterval van woorden naar buiten. “Het lijkt wel Magie! :-) “

Je kan je voorstellen dat dit niet echt helpt bij het geconcentreerd werken. Sommige personen hebben van mijn uitspraken geleerd maar lopen toch gewoon naar binnen. Ik probeer dan door te werken, maar geloof me als personen niets zeggen met grote vragende ogen tegen over je blijven staan, wordt het toch een beetje ‘awkward’. Dus tja dan ga ik toch maar uit mijn pomodoro flow en begin ik te praten.

Tja, hoe los je dat op. In mijn geval, niet!
Dat wil zeggen, ik kan onmogelijk de hele dag (buiten de pauzes om) in pomodoro’s werken. Maar natuurlijk heb ik per dag wel een paar vaste taken die in in pomodoro’s kan doen.

Denk daarbij aan mail verwerken, FO’s/TO’s doorlezen, FO’s/TO’s schrijven, stukken programmeren (ja dat doe ik ook nog) enz. Deze zaken doe ik wel in Pomodoro’s.

Wat handig is om daarbij af te spreken (niet alleen met jezelf maar ook met je collega’s) dat je alleen ‘s morgens gestoord kan worden en dat je ‘s middags in pomodoro’s werkt, of anders om.

Zodra collega’s weten dat je ‘s middags available bent dan zullen ze ook eerder geneigt zijn om minder in de ochtend binnen te vallen. Wel natuurlijk als er echt iets aan de hand is waarop je direct actie op moet ondernemen.

Je zult zien dat in het begin je nog wel redelijk veel gestoord wordt maar des te vaker je zegt dat ze beter op een bepaald tijdstip kunnen binnen lopen dat ze zich daar ook aan gaan houden.

En zo kan je langzaam aan werken aan een halve dag pomodoro’s…. en misschien wel naar een hele dag pomodoro’s 4 dagen lang, waarbij je op dag 3 (in het midden van de week bijvoorbeeld) een niet pomodoro dag houdt en alle vergaderingen enz houdt.