Mail… bergen mail…. ik heb bij een bedrijf gewerkt waar ik zo’n 100 tot soms wel 300 mail op een dag ontving.

Mailtjes met vragen van collega’s, mailtjes met enorme verhalen van collega’s en mailtjes waarin ik in de cc of bcc stond. Ik had bijna de hele dag nodig om mijn mail opgeruimd te krijgen. En toen ben ik #WQM, We Quit Mail gaan lezen.

Het boek We Quit Mail gaat over dat mensen eens moeten stoppen met het alles maar te doen via de mail.

Ik zit verdorie naast je! Of misschien 3 kamers verder! Kom gewoon langs als je wat te vragen hebt.

Denk niet ik zet het op de mail, ben ik er vanaf! :-)

#WQM is wel een beetje open deur boek. Als je er goed over nadenkt is het natuurlijk niet normaal meer hoeveel mail we per dag versturen en moeten lezen. Wat is je functie??? Oh ik lees en verstuur mail.

Het kan niet zo zijn dat mail ons leven overneemt… maar dat is wel gebeurd. Het boek geeft slimme tips over wat te doen bij veel mail. Je kan er volgens het boek ook gewoon helemaal mee stoppen. Op mijn nieuwe werk bij Dokteronline.com gebruiken ze gelukkig al heel veel andere communicatie middelen als mail.

Zo gebruiken we Jira (om alle problemen in te melden en bij te houden wanneer en hoe ze zijn opgelost), SpeakApp om in groepsverband te communiceren en skype om snelle vragen te stellen en te communiceren met onze medewerkers in onze andere vestiging.

In het boek staan ook heel veel verschillende applicaties die je kan gebruiken die veel beter zijn dan mail.

In het kort is het gewoon het afleren van een bepaald gedrag, zodat je weer je werk kan doen ipv de hele dag met de mail bezig te zijn.

Oh ja…. nog een paar tips!

  • Lees 2x per dag je mail. 1x ‘s morgens, verwerk dan alles zo veel mogelijk. En 1x een uur voordat je naar huis gaat, pak dan alleen nog even de urgente zaken er uit zodat die voor het einde van de dag nog zijn opgelost. Je zult zien dat wanneer mensen langer moeten wachten op antwoord dat ze op een andere manier aan hun antwoorden gaan komen (door langs te lopen).
  • Laat niet de hele dag je mail open staan! Bij iedere mail die binnenkomt trekt het je aandacht en kom je dus niet aan je werk toe!
  • Gebruik mail niet als bewijs materiaal door iedereen maar te cc-en. Archiveer je mail op een juiste manier zodat je iets altijd kan terug vinden! Krijg je veel CC’s? maak een automatische regel aan om deze direct te archiveren of te verwijderen.
  • Gebruik skype, whatsapp voor mij part SMS voor korte snelle vragen.
  • Verstuur zelf minder mails. Iedere mail die jij krijgt is waarschijnlijk weer een mail terug van de andere partij